介護リーダーの仕事を棚卸しするには｜見えにくい作業と待ち時間を書き出す

仕事を見直すときは、担当している業務名だけでなく、作業・確認・返事を待っていることまで書き出すと、どこで手が止まるかを相談しやすくなります。

「今日は何をしたかわからないまま終わった」。そんな日には、あとから全部思い出すより、区切りのよいときに短く記録する方法を試してみましょう。

この記事でわかること

• 大きな業務名を、見直せる作業に分ける方法
• 作業時間と待ち時間を分ける理由
• 次に見直す仕事を選ぶための「仕事の棚卸しシート」

1. 「研修担当」より細かく書く

最初は、資料の準備や提出物の取りまとめなど、繰り返している事務作業を選びます。「研修担当」とだけ書くと、何を変えるかが見えません。資料を受け取る、版を確認する、印刷する、部数を数える、という単位に分けます。

次は説明用の架空例です。実績や、一般的な所要時間を示すものではありません。

2. 自分が動いた時間と、返事を待つ期間を分ける

印刷に使った時間と、確定版の返事を待った期間は分けて残します。返事を待っている間に別の仕事をしたなら、その全期間を作業時間へ足さないようにします。

正確に計れていない欄は「未記録」と書いてかまいません。推測で埋めた時間を足し、業務全体の実測として扱うのは避けます。割り込みがあった場合は、その内容と再開した場所だけでも残しておきます。

3. 回数の多さと、止まる理由を一緒に見る

長くかかった仕事だけでなく、短くても何度も聞き直している仕事を拾います。日々の作業と月末だけの作業は、発生する頻度を分けて記録します。

すべてを調べ続ける必要はありません。まず代表的な期間で記録し、月末などにしか発生しない仕事は別に追記する方法があります。職場に合う記録期間を決めましょう。

そのまま使える: 仕事の棚卸しシート

個人の評価表ではなく、作業の進め方を相談する材料として使います。利用者の情報など、ここでの整理に不要な個人情報は書きません。

【仕事の棚卸しシート】
記録する期間 / 記録者:
仕事の名前 / 発生する頻度:
作業のきっかけ:
実際に行った作業:
使った資料 / 保存先:
実際の作業時間（未記録なら、その旨）:
返事・判断を待った場面と期間（作業時間と別に記録）:
割り込み / 再開した場所:
聞き直したこと / やり直したこと:
自分だけでは決められないこと / 相談先:
次に見直す候補:
確認する日:

4. 最初に直す仕事を 1 つ選ぶ

記録を並べたら、「よく発生する」「同じところで止まる」「変更を相談できる」の重なる仕事から選ぶと、話を具体的に進められます。

記録が増えるだけで負担になっていないかも確認してください。必要な傾向が見えたら、常に全作業を記録する運用にせず、次の改善に使う項目へ絞ります。

担当の見直しに進む場合は、リーダーの仕事の分担表も使えます。誰へ渡すかを先に決めず、まず止まっている作業を確かめてみてください。